في عالم المطاعم التنافسي اليوم، يُعد برنامج محاسبة المطاعم من الأدوات الأساسية التي تضمن إدارة المطعم بدقة عالية؛ إذ يُمكِّن ذلك النظام أصحاب المطاعم من متابعة

أعمالهم بسهولة، ويوفر حلولًا إضافية بما يساعد على رفع كفاءة المطعم، خاصةً مع التقارير الشاملة التي يُوفِّرها البرنامج لاتخاذ قرارات استراتيجية تُعزِّز الأرباح وتقلل الهدر، كما أنه يتمتّع بمزايا أمان قوية لحماية بياناتك المالية.

ما هو برنامج محاسبة المطاعم؟

نظام يُمكِّن أصحاب المطاعم من التعامل مع المدفوعات، فهو برنامج سحابي قادر على حساب الطلبات وأخذ المدفوعات، وإنشاء الفواتير، ومراقبة المخزون، كما يتكامل مع الأنظمة الأخرى، مثل المكافآت والعروض. ويساعد ذلك النظام في إصدار تقارير مُفصّلة تُساعِد في اتخاذ قرارات مدروسة لزيادة الأرباح وتقليل الهدر والنفقات.

أنواع برامج محاسبة المطاعم

ثمّة نوعان رئيسيان من برامج محاسبة المطاعم، برامج المحاسبة التقليدية، وبرامج المحاسبة السحابية.

وتعتمد المحاسبة التقليدية على العمليات اليدوية، وتخزين البيانات المالية في جهاز كمبيوتر، لكن من عيوب ذلك النظام عدم القدرة على الوصول إلى البيانات المالية في أي وقت وفي أي مكان، كما قد لا يُوفِّر رؤى دقيقة للمدراء لتطوير عملهم، كما قد تُفقَد البيانات حال تلف الأجهزة مثلًا.

أمّا برامج المحاسبة السحابية، فتستخدم خوادم تعتمد على بروتوكولات أمان صارمة وتشفير البيانات لحماية المعلومات المالية، ما يُقلِّل المخاطر المرتبطة بتخزين البيانات كما في حالة برامج المحاسبة التقليدية.

لماذا تحتاج إلى برنامج محاسبة مطاعم؟

قد تحتاج إلى برنامج محاسبة المطاعم، لزيادة أرباحك وتقليل النفقات، والحصول على تقارير مُفصّلة حول الإيرادات المالية، كما قد تكون بحاجةٍ إليها أيضًا للأسباب الآتية:

إدارة مطعمك من أي مكان

يتِيح لك برنامج محاسبة المطاعم تسجيل الوصول مع فروع مطعمك من أي مكان، فيمكنك إدارة مطعمك عن بُعد من المنزل أو من أي مكانٍ آخر.

كما يسمح أيضًا لأصحاب المطاعم بتحديث القوائم وتغيير الأسعار وإدارة الموظّفين وغير ذلك الكثير.

الأمان والخصوصية

الأمان والخصوصية في برنامج محاسبة المطاعم من الأمور الأساسية؛ إذ تُوفِّر برامج محاسبة المطاعم ميزات أمان قوية، مثل التشفير وضوابط وصول المُستخدِم لحماية بيانات العملاء، والبيانات المالية الحسّاسة، فلا تُوجَد فرصة تقريبًا لارتكب خطأ، كما يُحافِظ على أمان العمليات المالية.

تقليل الأخطاء

تُسجِّل أنظمة نقاط البيع وتُخزّن جميع المعاملات، بما في ذلك المبيعات والمبالغ المُستردّة، ما لا يجعلك بحاجة إلى تسجيل المعاملات المالية يدويًا، ومِنْ ثَمّ تقل فرص الأخطاء، وكذلك تنخفض فرص السرقة.

كذلك تحتوي العديد من برامج محاسبة المطاعم على خاصية تسمح للمالك بإدارة مخزونه بدقة تجنّبًا لنفاذ أي عنصر شائع، فتكون حسابات المخزون سهلة وخالية من الأخطاء.ومع القدرة على إدارة المخزون بشكلٍ أفضل، يتمكّن صاحب المطعم من مراقبة جميع الخصومات والمبالغ المُستردة والإجراءات المالية عمومًا دون أخطاء.

تحسين سرعة الخدمة

قد تكون سُرعة تقديم الخدمة في مطعمك بطيئة بعض الشيء، ما قد يجعل بعض عملائك يُفضِّلون مطاعم أخرى، خاصةً لو كان المطعم مزدحمًا. ويمكن أن يساعد برنامج محاسبة مطاعم في منع هذه المشكلات من خلال تبسيط العمليات؛ إذ يُرسِل هذا النظام الطلبات مباشرةً إلى المطبخ، متجاوزًا الإدخال اليدوي، ما يُسرِّع العملية ويُقلِّل احتمال الأخطاء، وهذا يزيد رضا العميل، ويُسهِّل عمل الموظفّين بالطبع.

أتمتة المهام المُكرّرة

ضياع الوقت يُضِيع المال معه، فكلّما زاد الوقت الذي تقضيه في طلب الطعام والعناصر التي يحتاج إليها مطعمك، فلن تتمكّن من توسعة نشاطك كما تريد. ويسمح برنامج محاسبة المطاعم بإنشاء أتمتة سير العمل المُخصّصة التي تُوفِّر لك الوقت وتُحقِّق فوائد مذهلة.

فمثلًا يمكنك إعداد نظام نقاط البيع الخاص بك لتنبيهك تلقائيًا عندما تكون مُكوّنات مُحدّدة منخفضة أو عند الحاجة إلى تجديد إمدادات المطعم، كما يمكن للتقارير الآلية أن تُوفِّر لك الكثير من الوقت.

تقديم خدمة أفضل للعملاء

يحتوي برنامج محاسبة المطاعم على خصائص أصحاب المطاعم في معرفة المزيد عن مبيعاتهم وكيفية أداء المطعم، كما يجمع البرنامج أيضًا بيانات العملاء التي يمكن الاستفادة منها في قرارات الأعمال مستقبلًا.

كيف تختار أفضل برنامج محاسبة مطاعم؟

يجب مراعاة بعض العوامل عند اختيار أفضل برنامج محاسبة مطاعم، مثل:

سهولة الاستخدام: أن يكون البرنامج سهل الاستخدام بالنسبة لك ويمكن تدريب المُوظّفين عليه لاستخدامه بسهولة.

التكامل مع الأنظمة الأخرى: أن يكون برنامج محاسبة المطاعم متكاملًا مع الأنظمة السحابية الأخرى لديك، فهذا يساعد في تسريع العمليات وتسهيلها وتوفير الوقت.

المزايا: أن تتوفّر المزايا التي تحتاج إليها، فلو كُنت بحاجةٍ إلى إدارة المخزون، فتأكّد من الحصول على برنامج يُوفِّر تلك الخاصية التي تتبّع عناصر المخزون وتنبّهك قبل نفاذها.

دعم العملاء: ينبغي أن تتوفّر خدمة دعم العملاء، خاصةً إذا كُنت بحاجة للمساعدة في كيفية استخدام البرنامج.

السعر: برنامج محاسبة المطاعم له تكلفة، لذا تأكّد من اختيار برنامج مناسب لميزانيتك، يساعدك على إدارة نفقات مطعمك بنجاح.

أفضل نظام لإدارة المطاعم

يُعدّ فودو أفضل نظام لإدارة المطاعم؛ إذ يُوفِّر لك:
إدارة المبيعات: وذلك من خلال تتبّع أرباحك ومبيعاتك والتكاليف بشكلٍ فوري، ومراقبة العروض والخصومات، وتحديد نسب الضرائب والرسوم الإضافية، وكذلك دمج نقاط البيع، وتسهيل عمليات الطلب لاستدامة الأرباح.
إدارة المخزون: يُساعِد أيضًا في إدارة المخزون بأفضل طريقةٍ ممكنة، فيمكن تتبّع كل منتج، وتجنّب نفاذ المواد الخام والمكونات، خاصةً في أشدّ أوقات احتياجك لها، كما ستحصل على تقارير دقيقة حول استهلاك المواد وتكاليفها، ما يساعد في تقليل الهدر وزيادة أرباحك، بالإضافة إلى تحليل الطلبات المُفضّلة لدى الزبائن، بما يُمكِّنك من تحسين قائمة الطعام وزيادة رضا الزبائن.
إدارة المشتريات: يساعد فودو في إدارة المشتريات من خلال متابعة الفواتير والمدفوعات، والمساهمة في توفير المواد المطلوبة بأقل تكلفة ممكنة دون زيادة عن الاحتياجات المطلوبة، وكذلك منع تكدّس المخزون من خلال إدارة عمليات التوريد بشكلٍ فعال.
نظام نقاط البيع POS: يساعد في تسجيل الطلبات بدقة وسرعة عالية، وتقليل الأخطاء في الفواتير، وإدارة الخصومات والعروض الترويجية، وتوفير المعلومات اللازمة حول المبيعات وأداء المطعم مع تحليل سلوك الزبائن ومعرفة الأصناف الأكثر مبيعًا.
إدارة شبكة الفروع: يمكن توحيد عمليات الفروع، مثل المشتريات والمخزون، أو جعل كل فرع مستقل ببيانات موظفيه، ويمكن وضع الضرائب والرسوم بشكلٍ مُخصّص لكل فرع.
إدارة الولائم: يساعد فودو في تجهيز وإعداد حفلات الولائم في المطاعم والكافيهات، والتواصل السلس بين الفروع والإدارة بإرسال الطلبات إلى المطبخ المركزي للتحضير في تاريخ الحفلة، واستقبال الردود من المطبخ بسهولة.

كيف تدير حسابات مطعم؟

طريقة إدارة حسابات المطاعم الأكثر شيوعًا هي المحاسبة النقدية، التي تسمح بتسجيل الدخل عند تلقّي النقد من الخدمات المقدمة أو دفع النفقات والتكاليف، وقد تكون هذه هي الطريقة المُفضّلة لبعض المطاعم.

لكن مع زيادة الإيرادات، فقد يكون برنامج محاسبة المطاعم الخيار الأفضل، إذ يساعد في توفير مزيد من التفاصيل حول مطعمك ويستخدم طرقًا مختلفة لتحليل نشاط المطاعم، ويُوفِّر حلولًا إضافية لزيادة الأرباح وتقليل الهدر والنفقات التي ليس لها فوائد كبيرة.