استخدام الطرق التقليدية فى عمليات جرد المخزون و الفواتير و كل ما يشمله من عمليات جهدًا ووقتًا في الجرد الدوري للسلع، ومتابعة الصادر والوارد، واحتياج المخزن مما قد يسبب خللًا في سير العمل العام نتيجة تكدس العمالة بالمخزن كما يسبب أخطاء بشرية فى كتابة و تسجيل الفواتير و كميات المنتجات وعدم متابعة المخزون الذى أوشك على الانتهاء يؤدى الى خسائر كثير من البضائع.
تتطلب إدارة المخازن أشياء أكثر من توظيف شخص ذو كفاءة وأمانة وتصنيف البضائع الأكثر مبيعاً أو الأكثر استهلاكاً بمخزنك، بالرغم من أهمية توافر تلك العوامل لنجاح الإدارة، نقدم لكم بعض الأخطاء التي وقع بها أصحاب الأعمال خلال إدارتهم لمخازن مطعمهم وكيف يمكن تجنبها.
1-تكدس المخزن بالبضائع
إن كنت تخشى نفاذ كمية البضائع الموجودة بمخزنك وبالتالي تقوم بإنفاق الكثير من المال لشراء كمية أكثر، لا يؤدي ذلك إلى سوى إهدار الكثير من رأس مال شركتك وتقلص أرباحك بصورة كبيرة، فتخزين البضائع دائما يجعلها عرضة إلى الإفساد أو الاهلاك، مما يرغمك على بيعها بالخسارة.
![Shelves and Space Management in a Warehouse [Infographics]](https://blog.solistica.com/hubfs/Blogs%20Enero%202019/Fotos%20Solistica_Blog_no_2_ENE.001.jpeg)
لتجنب هذا الخطأ: عليك في البداية تحديد الكمية البضائع التي تريدها وفي وقت تريدها، وأفضل مقياس تستخدمه هو ما الذي قمت ببيعه في الماضي، فإذا وجدت أن قمت ببيع 100 عدد من البضائع في الشهر خلال 12 شهرا الماضيين فذلك يعني أن تحتاج فقط إلى هذه الكمية فقط خلال هذا الشهر، وتسهل عملية المقارنة عليك تحديد أي فترة خلال العام تحقق أعلى مبيعا مثل فترة الأعياد.
2-تسجيل تقارير البضائع بطريقة عشوائية
أخطاء مثل الأخطاء الإملائية، والتوصيفات المختصرة جدا للسلع، وتكرار السلعة ذاتها بأكثر من رقم مسلسل، ودمج سلع مختلفة تحت رقم مسلسل واحد، وفقدان السيطرة على حركة المخزون تودى بالشركات الى خسائر فادحة ومبالغ طائلة. تتمنى جميع المطاعم التخلص من الأخطاء الناتجة عن ضغط العمل الشديد والهفوات البشرية التي لا مفر منها.
لتجنب هذا الخطأ: يمكّنك استخدام البرامج السحابية من توديع تلك الأخطاء التي قد تحدث نتيجة ضغط العمل أو هفوة بشرية عبر تسجيل البضائع عبر باركود موحد لضمان توحد طريقة تخزين البضائع.
3- متابعة غير دقيقة للمخازن
بعد عند معرفتك بالكميات التي تحتاجها، يجب عليك التأكد من الكمية متوافرة لديك، فهناك فرص كبيرة للخطأ في تحديد دقيق لعدد الأصناف وكميتها الموجودة بالمخزن، وعادة يحدث ذلك أثناء الاستلام أو استيفاء البضاعة او حالات السرقة، وإن كنت تعمل في مجال تصنيع يجب أن تقوم بحساب العائد والخردة خلال عملية الإنتاج.
لتجنب هذا الخطأ: يمكنك استخدام تقنية مسح الباركود الذي ينهي تلك الأخطاء التي تحدث خلال إدخال البيانات، كما يقترح الخبراء أن تقوم بعملية جرد بصورة دورية، فيمكنك اختيار بعض الأصناف كل يوم لتقارن بين أعدادها بالمخزن وبين عددها المسجل لديك. ومتابعة تقارير نظام pos المستخدم في مطعمك للمقارنة بين ما تم اخراجه من المخزون وما تم استخدامه او بيعه يمكنك من التقاط السرقات والحد من الهدر الغير مبرر.
4-عدم وجود قاعدة بيانات محدثة للمخازن
عادة ما تقوم بتسجيل كل البيانات الخاصة بالمخازن باستخدام برامج مثل MS Excel لسهولة الجرد ومتابعة المخازن لديك، لكن يقول الخبراء أن ذلك يعرض قاعدة بيانات مخزنك للكثير من المخاطر ، لأن هذا النوع من الملفات قد تتعرض للحذف بالخطأ او الضياع، علاوة على أنه قد يستخدم الملف أكثر من شخص مما يصبح من السهل نسخها وتعديلها.
لتجنب هذا الخطأ: يمكنك استخدام أنظمة تقنية متخصصة بإدارة المخازن وحسابات المخازن، مما يتيح لك العديد من المزايا مثل امكانية جرد المخازن بسهولة وفي أقل وقت، وانشاء تقارير تفصيلية لكل الأصناف بالمخزن، كما يوفر لك نسخ احتياطية لقاعدة البيانات الخاصة بمخزنك مما يحميها من الضياع أو السرقة أو الكوارث الطبيعية مثل الحريق، بالإضافة أن برنامج إدارة المخازن يعطيك مستوى عالي من الحماية لأنه يجعلك قادر على تحديد صلاحيات كل موظف يستخدم البرنامج كما يقوم بتسجيل كل حركة يقوم بها المستخدم من تعديل أو حذف لأي من البيانات.
نظام فودو لإدارة مخازن المطاعم والكافيهات يجنبك حدوث هذه الأخطاء ويمكنك من إدارة المخزون بسلاسة
استخدام الحوسبة السحابية في إدارة مخزونك بشكل منظم و دقيق دون حدوث اى اخطاء يمكنك من المتابعة الدقيقة والمستمرة لحركة مخزونك وتضمن لك تحقيق مثالية الأداء وعدم التعرض لهدر مفاجئ لم يكن في توقعك. باستخدام تلك البرامج المحاسبية أصبح الاتجاه الأمثل لأصحاب المطاعم والمقاهي وينبغي عليك قبل القيام بتلك الخطوة تقييم وضعك التجاري الحالي ورصد احتياجاتك المستقبلية وخطط التوسع، يجب اختيار برامج محاسبية تدعم قابلية التوسع لتقليل التكلفة مستقبلا، لذلك فودو هو رفيقك للنجاح .
فودو هو نظام سحابي متكامل لإدارة وتشغيل المطاعم والكافيهات، يوفر لك القدرة على التحكم بجميع الأقسام (المشتريات - المخزون - المبيعات - الفروع - المحاسبة) مدعوم بتقارير متعددة تساعدك في مراقبة وتطوير الأداء.يمكنك تجربة برنامج فودو برو لإدارة مطعمك الآن لترى كيف يمكن أن يحدث تحولًا جذريًا لمطعمك.
اهم مميزات برنامج فودو
- يعمل بدون اتصال بالإنترنت.
- سهل الاستخدام.
- متعدد اللغات (عربي انجليزي).
- إدارة الطاولات
- إدارة الحجوزات.
- إغلاق كل وردية على حدة وإغلاق كل صندوق على حدة.
- متوافق مع شاشة عرض العميل.
- متوافق مع Code QR.
- متعدد الطابعات.
- متوافق مع شاشات العرض في المطبخ.
- يحتوي على نظام تنبيه للمطبخ الرئيسي.
- أوامر طبخ وإنتاج للمطبخ الرئيسي.
- التواصل بين الإدارة والفروع لحظة بلحظة.
- متابعة المبيعات بشكل سريع ودائم.
- يدعم تعدد الأقسام داخل المطعم (سفري – محلي – …).
- يدعم المخزون ويدعم تعدد المخازن.
- متميز في حساب مكونات الوجبات ما يساهم في تحديد التكلفة بشكل دقيق.
- متعدد التقارير.
- يدعم الطاولات والجلسات) تعديل الطلب – دمج الطاولات – تقسيم الفاتورة – نقل طلب لطاولة أخري – طباعة الشيك – إنهاء الفاتورة).
- يدعم تعدد الأنشطة داخل الشركة الواحدة (شعبي – تيك اواي- ….) (تشغيل أكثر من نشاط على نفس الإدارة.
- يسهل عمل اجندات العروض والخصومات.
- نظام الولاء للعملاء.
- يدعم الموازين وطباعة الباركود.
- يحتوي على نظام خاص بالتنبيهات (انتهاء الاقامات – انتهاء الشهادات الصحية- ارصدة الأصناف-….).
- شاشة لعرض توافر كميات الأصناف.
- ارسال ايميلات ورسائل نصية قصيرة.
- حجز الحفلات والولائم والتنبيه لتجهيزها بوقت مسبق.
- شاشة خاصة بالطلبات الخارجية.
- التكامل مع نظام الحسابات (إنشاء القيود وترحيلها اوتوماتيكيا – …..).
- التكامل مع أنظمة حديثة تساهم في زيادة المبيعات (الاوردر أونلاين – ديليفري بوي – الكول سنتر -ويتر – منيو..).
- متنوع التقارير (تقارير عن جميع حركات المخزون تفصيلي وإجمالي وأيضا تقارير عن المبيعات تفصيلي وإجمالي وتقارير الاحصائيات والمقارنات…).
- يحتوي على نظام كامل للمخزون مما يسهل التحكم بالمخزون والسيطرة عليه.
- حركات المخزون (طلبيات بضاعة واستلام البضاعة والتحويل بين الفروع وأقسام المخزون وسندات الائتلاف على مستوي الصنف الخام أو الوجبات وحركات الجرد).
- يدعم كارت الصنف مما يساهم في حساب مكونات الأصناف بدقة متناهية.
- يدعم عمل أوامر الشراء والمشتريات الخاصة بالفروع من خلال الادارة أو الفروع ويتم عمل إثباتها في كشوفات حسابات الموردين.
- يدعم عمل كشوف حساب للموردين وتنسيق الدفعات الخاصة بهم.
- يساهم في عمل خطة كاملة للإنتاج.
- يدعم سندات الإنتاج.
- يدعم عمل خطة المتوقع المبيعات ومقارنتها بالمبيعات الفعلية ما يسهل في اتخاذ القرارات.
- يدعم الاستعلام عن أرصدة الأصناف حسب التصنيفات أو أقسام المخزون أو الفروع واستعراضها ومعرفة تحليل الحركات المخزنية.
- تقارير كاملة عن العملاء وطلباتهم .
- تقارير عن الأصناف الأكثر مبيعا والأقل مبيعا مما يساهم في اتخاذ أفضل القرارات.
- تقارير كاملة عن حركات الكاشير.
- تقارير إحصائية ورسومات بيانية أكثر من بعد مثل (المبيعات حسب الفروع والأقسام – حسب الفروع فقط –
- حسب الأقسام فقط) وجميعها يمكن استعراضها حسب (اليوم – الأسبوع – الشهر- السنة).
- تقارير مقارنات المبيعات يتم استعراض مقارنات المبيعات بين فترة زمنية وفترة أخرى وأيضا العرض يكون بواسطة حسب الفروع أو الأقسام وذلك باختيار معايير معينة.
- التحكم في الصلاحيات لجميع الموظفين وتنوعها.
- سرعة التعامل على النظام وسهولته.
- الاستقرار وقلة الأعطال.
- التكامل بين المبيعات والمشتريات والمخازن.
- تقارير كاملة ودقيقة عن ضريبة القيمة المضافة تقدم مباشرة للهيئة (معتمد من هيئة الزكاة والدخل) .
- الرقابة الداخلية على حسابات المطاعم .
هل أعجبتك المقالة؟ تابع جديدنا عبر مواقع التواصل الاجتماعي حتى تصلك المقالات الجديدة أولًا بأول على فيسبوك او انستقرام او تويتر.
لديك اي استفسارات؟ نسعد بتواصلك معنا عبر رقم جوال 0500667690
لمزيد من المعلومات اضغط على: موقعنا الالكتروني
جربه مجانًا الآن!