التفاوض هو نوع من أنواع النقاش الذي يُستخدم لحلّ النزاعات والوصول إلى اتفاق مشترك بين طرفين أو أكثر. وغالبًا ما ينتُج عن المفاوضات نوع من أنواع التسوية حيث يقدّم كلّ طرف بعض التنازلات لصالح بقية الأطراف.
في هذا المقال من فودو سنشرح كيفية التفاوض الفعال قبل التعاقد مع الموردين للأغذية والمشروبات، وكيفية استخدام الأساليب الصحيحة للحصول على ما يحتاجه مطعمك بأرخص سعر ممكن وبأعلى جودة.
كيف تختار مورد الطعام في مطعمك
المورد هو الشخص الذي يوفر بعض احتياجات المطعم من المواد الخام اللازمة لتحضير أطباق الطعام بكميات كبيرة.
التعاقد مع المورد الصحيح هي واحدة من أهم القرارات المالية التي تحتاج إلى اتخاذها في إدارة المطعم، وهذا يعني أن موردي المطاعم التابعين لك يحتاجون إلى تلبية متطلباتك مثل شروط الدفع، أوقات التسليم، جودة السلع، وغيرها من العوامل الكثيرة التي ستقرر القيام بالأعمال مع مورد معين مرة أخرى. وبالطبع بالسعر الجيد الذي سيجعل الطرفين سعداء.
في مجال الطعام يفضل التعامل مع مورد محلي، حيث أن تكاليف استيراد الطعام وتبريده عالية، في هذه الحالة يجب على المشتري أن يجمع بعض المعلومات عن المورد المحلي ونشاطه، والتواصل مع بعض عملائه لسؤالهم عن بعض النقاط المتعلقة بعمل المورد مثل أسعاره، والجودة المقدمة، وطرق السداد، ودرجة الالتزام بمواعيد التسليم.
أما في مجال تجهيزات المطاعم قد تضطر إلى التعامل مع التعامل مع مورد خارجي، في هذه الحالة يستطيع المشتري أن يتعرف أكثر على نشاط ومصداقية المورد عبر الكثير من الطرق، فعلى سبيل المثال إذا كان المشتري قد تعرف على المورد عن طريق أحد المواقع التي تقع تحت تصنيف B2B أو business to business sites مثل موقع علي بابا أو موقع جلوبال سورسز، ففي هذه الحالة يستطيع المشتري أن يحكم على المورد من خلال الملف التعريفي للمورد، ودرجة تقييمه على الموقع، وأيضاً عن طريق مراجعات بعض المشترين الذين كان لهم تعاملات سابقة مع هذا المورد، أما في حالة الوصول لمورد خارجي من خلال مواقع أخرى مثل المواقع الإعلانية المختلفة، ففي هذه الحالة يستطيع المشتري أن يتعرف على معلومات أكثر عن هذا المورد عن طريق مكتب التمثيل التجاري الخاص بالمورد في بلد المشتري.
كن مستعداً للتوصل إلى حل وسط قبل أن تبدأ في التفاوض. حدد الحل الوسط الذي يمكنك قبوله أو لا يمكنك تحمله. وتذكر أن أرباح مطعمك لا تقاس وفقاً للدخل فقط، ولكن الفرق بين الإيرادات والنفقات هو ما يمنحك إمكانية نمو أعمالك.
طرق التفاوض الصحيح مع مورد المواد الغذائية
للوصول إلى أفضل صفقة مع المورّد، هناك العديد من النصائح التي يمكن أن ترشد المشتري أثناء التفاوض مع المورد، منها الآتية:
١-اسأل عن المورد
في البداية، يجب على المشتري أن يقوم ببعض الأبحاث للتعرف على بعض النقاط الهامة مثل حجم الأعمال التي ينفّذها المورّد وعدد منافسيه، وذلك لأنّه في حالة إذا لم يكن لدى المورد ما يكفي من الأعمال التي ينفّذها، مع وجود عدد كبير من المنافسين له، ففي هذه الحالة يكون موقف المشتري أقوى ويستطيع وضع شروطه.
٢-تحديد الأهداف من التفاوض
يجب على المشتري قبل البدء بالمفاوضات مع المورد أن يضع قائمة بالعوامل الأكثر أهمية بالنسبة له للتفاوض بشأنها، ومن أمثلة هذه العوامل: تحديد قيمة الصفقة، مع إمكانية طلب خصم في حالة الطلبيات الكبيرة، وتحديد شروط الدفع والتفاوض بشأن الدفعة المقدمة في حالة السداد على دفعات، ودرجة جودة البضائع المطلوبة، وخدمات مابعد البيع.
٣-التحدث إلى المنافسين
التحدث للمنافسين والتعرف على أسعارهم وشروطهم من الطرق الجيدة للحصول على صفقة أفضل للمشتري مع مورده، فعند تقديم المورد لعرضه، يستطيع أن يقوم بمقارنة هذا العرض مع عروض المنافسين، وفي حالة وجود مزايا نسبية لبعض جوانب الصفقة في عروض المنافسين، ويستطيع المشتري التفاوض حول هذه الجوانب مرّة أخرى مع المورد وتغييرها لصالحه.
٤-ركز على الجودة
في بعض الأحيان إذا كان السعر منخفضاً بشكل مريب، يجب عليك التحقق من أن الطعام أو المشروب بجودة عالية وكيف ستكون عملية التسليم، الصفقات السيئة الرخيصة قد تضر بمطعمك أكثر مما تنفعه، إذا كان السعر يتضمن عناصر لا تحتاج إليها، فحاول خفضها عبر طلب إزالة تلك العناصر من الصفقة.
٥-لا تقبل العرض الأول مطلقًا
من الأخطاء التي يجب على المشتري تجنب الوقوع فيها هي قبول العرض الأول، حيث يجب على المشتري الرد على العرض الأول بعرض يحتوي على مزايا أفضل بالنسبة له مثل تسهيلات أكثر في الدفع، أو تغيير طرق الشحن لصالحه.واسأل عن الميزات الأخرى التي يمكن تضمينها بالسعر المحدد. قد يراوغك المورد في الكلام ويعرض عليك هدايا لا قيمة لها مثل المواد الترويجية (الكؤوس، القمصان، الستائر الشمسية) احذر فلكها فخاخ لإغوائك وتشتيتك عن التفكير بمنطقية. فكر جيدا واحسب بالأرقام ما تحصل عليه بالفعل من أحد الموردين.
٦-استخدام المقايضة
باستخدام نظام المقايضة يستطيع المشتري أن يحقق الكثير من الفوائد لصالحه، فعلى سبيل المثال يستطيع المشتري أن يقوم بعرض سداد كامل قيمة الصفقة مقدماً في مقابل الحصول على شحن مجاني.
٧-خذ الوقت الكافي لتحليل الصفقة
يجب على المشتري أن يأخذ الوقت الكافي للتفكير في عرض المورد والتشاور بشأنه، لأنه بهذه الطريقة يستطيع استعراض كافة جوانب الصفقة مرة أخرى بهدوء، ومقارنتها ببعض العروض الأخرى في حال توفرها، كما أن شعور المورد باستعجال المشتري لإتمام الصفقة قد يدفعه للعمل على تغيير بعض البنود لصالحه.
في كثير من الأحيان بعد مراجعة عرض المورد، قد يشعر المشتري بأن الصفقة غير عادلة بالنسبة له، وأنه من الممكن الحصول على عرض أفضل، وبالتالي فإنّ إخبار المورد بالرغبة في إعادة التفاوض أو رفض الصفقة من الأساس ربما يكون أفضل من الحصول على منتجات ذات جودة منخفضة، أو دفع سعر أعلى.
٨- مهما حدث، اعط انطباعًا ودودًا
لا ترفع صوتك أو تهن المورد حتى ولو لم تعجبك أسعاره، في المستقبل، قد تساعدك العلاقة الجيدة على الحصول على أسعار أرخص. حاول إعطاء انطباع بأنك تقترب من المفاوضات بشكل إيجابي من دون الكشف عن موقفك. وعلى أي حال، كلما ازدادت ثقتك بشأن ما تريد وظهر ذلك في نبرة صوتك، كلما ازداد احتمال حصولك عليه.
٩-تكتيك الضغط في التفاوض
هو تكتيك فعال بشدة ولكن يجب استخدامه بحذر، وحاول أن تكتشف إذا ما كان الطرف الآخر يمارسه عليك، إذا أصرّ الطرف الآخر على المواعيد النهائية العاجلة او الدفع المقدم تذكر ربما أنه يستخدم تكتيكات الضغط، لا تسمح له بإرغامك بالضغط على الموافقة على شيء لا ترضى به، اطلب استراحة من المفاوضات إذا احتاج الأمر. في كل مرة توافق على نقطة ما، تأكد أنك تفهمها بشكل صحيح واكتبها.
إذا ضغطت للحصول على سعر منخفض جداً من خلال تهديدك بالخروج عن المفاوضات، فقد ينتهي بك الأمر إلى الحصول على صفقة سيئة. حتى لو كنت عميل رئيسي لدى المورد إذا استمريت في الضغط للحصول على سعر منخفض جدا جداً، فقد تسبب الخسارة للمورد وتجعله يترك العمل، ولن يكون هذا جيدا لعملك وسمعتك. يجب أن تهدف إلى إبرام صفقة يسعد كلا الطرفين بها، خاصة إذا كنت ترغب في القيام بمزيد من الأعمال مع المورد في المستقبل. إذا كنت من العملاء الهامين للمورد يمكنك أيضاً طلب خصومات كبيرة للحصول على أفضل صفقة ممكنة.
حاول الحصول على سعر يرضي الطرفين ويضمن لك الجودة.
قبل أن تكتب عقد توريد مواد غذائية
عندما تبرم صفقة حول كل النقاط، من الأفضل الحصول على عقد مكتوب من كلا الطرفين وتوقيعه، فكر في الحصول على استشارة قانونية عند وضع البنود والشروط القياسية الخاصة بك. يجب أن يوافق الطرفان على ما سيغطي العقد.
يجب أن يكون لديك عقد يحمي مصلحتك ويحول المسؤولية القانونية عن أي مشاكل إلى المورد.أرسل للمورد إشعارا مكتوبا عن الكيفية التي تنوي بها استخدام إمداداته واطلب تأكيداً كتابياً منه يوضح فيه المنتجات التي تناسبك والتي سيزودك بها، وكن صريحا في سؤالك عن أي مشاكل خفية واحتفظ بسجل مكتوب لجميع الضمانات المقدمة.
أدرج في العقد ما هي الإجراءات المتبعة في حال كانت هناك أي مشاكل تتعلق بالبضائع أو الخدمات، وأي إجراءات يجب اتباعها لحل المنازعات أو الخروج من الصفقة إذا كان أي من الطرفين غير راض عن الصفقة أو إذا أراد أحدهما إنهاء العقد.
قبل إبرام العقد، تأكد من أنك الأمور التالية واضحة لكلا الطرفين:
- شروط الدفع
- السعر
- الجودة
- جدول التسليم
- النقل والتعبئة والتغليف
بعد التفاوض واستلام توريدات الطعام، ستحتاج إلى تسجيلها وتنظيمها في المخازن، ووجود نظام نقاط بيع قوي مثل نظام فودو في مطعمك سيجعل هذه المهمة أسهل.
فودو هو نظام سحابي متكامل لإدارة وتشغيل المطاعم والكافيهات، يوفر لك القدرة على التحكم بجميع الأقسام (المشتريات - المخزون - المبيعات - الفروع - المحاسبة) مدعوم بتقارير متعددة تساعدك في مراقبة وتطوير الأداء.يمكنك تجربة برنامج فودو برو لإدارة مطعمك الآن لترى كيف يمكن أن يحدث تحولًا جذريًا لمطعمك.
اهم مميزات برنامج فودو
- يعمل بدون اتصال بالإنترنت.
- سهل الاستخدام.
- متعدد اللغات (عربي انجليزي).
- إدارة الطاولات
- إدارة الحجوزات.
- إغلاق كل وردية على حدة وإغلاق كل صندوق على حدة.
- متوافق مع شاشة عرض العميل.
- متوافق مع Code QR.
- متعدد الطابعات.
- متوافق مع شاشات العرض في المطبخ.
- يحتوي على نظام تنبيه للمطبخ الرئيسي.
- أوامر طبخ وإنتاج للمطبخ الرئيسي.
- التواصل بين الإدارة والفروع لحظة بلحظة.
- متابعة المبيعات بشكل سريع ودائم.
- يدعم تعدد الأقسام داخل المطعم (سفري – محلي – …).
- يدعم المخزون ويدعم تعدد المخازن.
- متميز في حساب مكونات الوجبات ما يساهم في تحديد التكلفة بشكل دقيق.
- متعدد التقارير.
- يدعم الطاولات والجلسات) تعديل الطلب – دمج الطاولات – تقسيم الفاتورة – نقل طلب لطاولة أخري – طباعة الشيك – إنهاء الفاتورة).
- يدعم تعدد الأنشطة داخل الشركة الواحدة (شعبي – تيك اواي- ….) (تشغيل أكثر من نشاط على نفس الإدارة.
- يسهل عمل اجندات العروض والخصومات.
- نظام الولاء للعملاء.
- يدعم الموازين وطباعة الباركود.
- يحتوي على نظام خاص بالتنبيهات (انتهاء الاقامات – انتهاء الشهادات الصحية- ارصدة الأصناف-….).
- شاشة لعرض توافر كميات الأصناف.
- ارسال ايميلات ورسائل نصية قصيرة.
- حجز الحفلات والولائم والتنبيه لتجهيزها بوقت مسبق.
- شاشة خاصة بالطلبات الخارجية.
- التكامل مع نظام الحسابات (إنشاء القيود وترحيلها اوتوماتيكيا – …..).
- التكامل مع أنظمة حديثة تساهم في زيادة المبيعات (الاوردر أونلاين – ديليفري بوي – الكول سنتر -ويتر – منيو..).
- متنوع التقارير (تقارير عن جميع حركات المخزون تفصيلي وإجمالي وأيضا تقارير عن المبيعات تفصيلي وإجمالي وتقارير الاحصائيات والمقارنات…).
- يحتوي على نظام كامل للمخزون مما يسهل التحكم بالمخزون والسيطرة عليه.
- حركات المخزون (طلبيات بضاعة واستلام البضاعة والتحويل بين الفروع وأقسام المخزون وسندات الائتلاف على مستوي الصنف الخام أو الوجبات وحركات الجرد).
- يدعم كارت الصنف مما يساهم في حساب مكونات الأصناف بدقة متناهية.
- يدعم عمل أوامر الشراء والمشتريات الخاصة بالفروع من خلال الادارة أو الفروع ويتم عمل إثباتها في كشوفات حسابات الموردين.
- يدعم عمل كشوف حساب للموردين وتنسيق الدفعات الخاصة بهم.
- يساهم في عمل خطة كاملة للإنتاج.
- يدعم سندات الإنتاج.
- يدعم عمل خطة المتوقع المبيعات ومقارنتها بالمبيعات الفعلية ما يسهل في اتخاذ القرارات.
- يدعم الاستعلام عن أرصدة الأصناف حسب التصنيفات أو أقسام المخزون أو الفروع واستعراضها ومعرفة تحليل الحركات المخزنية.
- تقارير كاملة عن العملاء وطلباتهم .
- تقارير عن الأصناف الأكثر مبيعا والأقل مبيعا مما يساهم في اتخاذ أفضل القرارات.
- تقارير كاملة عن حركات الكاشير.
- تقارير إحصائية ورسومات بيانية أكثر من بعد مثل (المبيعات حسب الفروع والأقسام – حسب الفروع فقط –
- حسب الأقسام فقط) وجميعها يمكن استعراضها حسب (اليوم – الأسبوع – الشهر- السنة).
- تقارير مقارنات المبيعات يتم استعراض مقارنات المبيعات بين فترة زمنية وفترة أخرى وأيضا العرض يكون بواسطة حسب الفروع أو الأقسام وذلك باختيار معايير معينة.
- التحكم في الصلاحيات لجميع الموظفين وتنوعها.
- سرعة التعامل على النظام وسهولته.
- الاستقرار وقلة الأعطال.
- التكامل بين المبيعات والمشتريات والمخازن.
- تقارير كاملة ودقيقة عن ضريبة القيمة المضافة تقدم مباشرة للهيئة (معتمد من هيئة الزكاة والدخل) .
- الرقابة الداخلية على حسابات المطاعم .
يمكنك تجربة إدارة مطعمك مع فودو برو مجانًا الآن لتتمتع بكل مميزاته.
هل أعجبتك المقالة؟ تابع جديدنا عبر مواقع التواصل الاجتماعي حتى تصلك المقالات الجديدة أولًا بأول على فيسبوك او انستقرام او تويتر.
لديك اي استفسارات؟ نسعد بتواصلك معنا عبر رقم جوال 0500667690
لمزيد من المعلومات اضغط على: موقعنا الالكتروني
جربه مجانًا الآن!