ما هي الفوترة الإلكترونية؟
هي عملية تسمح بإرسال الفواتير عبر الوسائل الإلكترونية، حيث يتم إنشاء الفواتير بشكل رقمي بواسطة معدات إلكترونية وبرامِج وأنظمة مختلفة وإرسالها للشخص المطالب بالدفع (الدافع أو المسدد) عن طريق البريد الإلكتروني أو بوابة فوترة إلكترونية ثم معالجتها وتخزينها في مكان واحِد.
تحل هذه الطريقة محل الأسلوب التقليدي الذي يتضمن إرسال الفواتير الورقية إلى العميل ودفعها عن طريق الوسائل اليدوية كإرسال الشيكات أو الدفع نقدًا، حيث يقوم البائع – سواءً كان البائع شركة أو مؤسسة أو مجموعة – بإصدار وإرسال الفواتير المطلوب دفعها عبر الإنترنت، حيث يمكن تقديم الفواتير إما على موقع ويب أو كوثيقة إلكترونية بصيغة ملف PDF والتي تعطِي العميل القدرة عَلى مراجعة فواتِيره بدقة قبل الدفع.
ما الذي تتضمنه الفاتورة الإلكترونية؟
تتضمن الفاتورة الإلكترونية عَلى جميع المعلومات الأساسية المتعلقة بالدفع مثل بيانات البائع والمشتري والكمية والتاريخ وشروط الدفع. ما يميز محتوى بعض الفواتير الإلكترونية عن التقليدية هو إضافة بعض البائعين رابِط إلكتروني يسمح للمشتري بالوصول إلى بوابة دفع إلكتروني والتي تمكنه مِن الاطلاع على تفاصيل الفاتورة وتسديدها بشكل مباشِر.
إلزام هيئة الزكاة والدخل بإصدار فواتير إلكترونية
في عام 2020، أعلنت الهيئة العامة للزكاة والدخل عن موافقة مجلس إدارتها على لائحة الفوترة الإلكترونية والتي تم نشرها يوم الجمعة الموافق للرابع من شهر ديسمبر 2020 ميلادي، وأعلنت عن تاريخ الإلزام بإصدار وحفظ الفواتير الإلكترونية والذي يوافق 12 شهر مِن تاريخ إصدار لائحة الفوترة الإلكترونية (الرابع من شهر ديسمبر 2021 ميلادي).
للاطلاع على الدليل الارشادي الصادر من هيئة الزكاة والدخل اضغط هنا
عرَّفت هيئة الزكاة والدخل الفاتورة الإلكترونية بكونها “فاتورة يتم إصدارها وحفظها وتعديلها بصيغة الكترونية منظمة عبر نظام إلكتروني وتحتوي على جميع متطلبات الفاتورة الضريبية. ولا تعتبر الفاتورة المكتوبة بخط اليد أو المصورة بماسح ضوئي فاتورة إلكترونية.”
تضمنت لائحة الفوترة الإلكترونية عَلى قائمة بالأشخاص الخاضعين لها والتي تتضمن:
١- الشخص الخاضع للضريبة المقيم في المملكة.
٢- العميل أو أي طرف ثالث يقوم بإصدار فاتورة ضريبية نيابة عن الشخص الخاضع للضريبة المقيم في المملكة.
٣- يستثنى مِنهم المكلفين غير المقيمين في السعودية.
يتوجب عَلى الأفراد المحددين أعلاه: إصدار فواتير إلكترونية عن جميع تعاملاتهم التي يتوجب إصدار فواتير ضريبية عنها، بالإضافة إلى الإشعارات الإلكترونية التي يجب إصدارها في الحالات المنصوص عليها في نظام ضريبة القيمة المضافة ولائحته التنفيذية.
يمنح الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية فترة سماح تبدأ من تاريخ نشر اللائحة في الجريدة الرسمية ولغاية 4 ديسمبر 2021 .
تطبق العقوبات المتعلقة بالفواتير الضريبية والاشعارات المدينة والدائنة بحسب ما ورد في نظام ضريبة القيمة المضافة ولائحته التنفيذية وذلك بعد بدء التطبيق الإلزامي لإصدار وحفظ الفواتير والاشعارات المدينة والدائنة الإلكترونية في 4 ديسمبر 2021 .
لذا يجب ان تبدأ تطبيق الفوترة الإلكترونية اليوم، جرب فودو برو من هنا لترى كم هي مهمة سهلة!
ما هي أنظمة الفوترة الإلكترونية؟
هي نظم حاسوبية متخصصة تساعد فِي إنشاء وتسليم الفواتير الإلكترونية. غالبًا ما تمر الفاتورة فِي نظام الفوترة الإلكترونية بالخطوات التالية:
- جمع بيانات فواتير العملاء فِي نظام الفوترة
- إنشاء فواتير العملاء بواسطة نظام الفوترة
- تمرير الفاتورة إلى نظام الفوترة الإلكترونية
- جمع الفواتير وإرسالها إلى العملاء عبر الإنترنت
- يتلقى العميل إشعار بفاتورة جديدة
تتميز الفاتورة الإلكترونية بمنافع كثيرة، مِن أهمها:
١- سريعة وآمنة: يمكنك مِن خلال استخدام الفوترة الإلكترونية التخلص مِن كثير من العمليات اليدوية مثل طباعة الفواتِير والإرسال البريدي والتخزين، ويتيح تبني الفوترة الإلكترونية نقل البيانات والفواتير وإدارتها بشكل سريع وفعال ويحدُّ من الفترة الزمنية التي تستغرقها عملية إعداد الفواتير ووصولها للدافع وانتظار تجاوبه معك.
٢- سهولة تنظيم وإدارة الفواتير: الاعتماد عَلى الأساليب التقليدية واستخدام دفاتر الحسابات ليس بالأمر اليسير وتزيد فِيه احتمالية تلف أو خسارة بعض الفواتير خاصة بمجرد إستكمال عملية الدفع. ولكن لحسن الحظ، بمجرد اعتمادك على الفوترة الإلكترونية ستتمكن مِن الاحتفاظ بجميع الفواتير فِي مكان واحِد وسيتوفر لك خيار العودة لجميع بيانات الدفعات والمدفوعات لتجارتك والوصول إليها والبحث سيكون أسرع وأسهل عند الحاجة.
٣- سهولة الاعتراض أو تعديل الفواتير: إذا احتجت أو احتاج عميلك إلى تغيير بعض الفواتير قبل تسديد دفعة سواء بيانات متعلقة بالبيانات الأساسية مِثل اسم أو عنوان مستلم الفاتورة والجهة المسددة أو المبلغ المفترض تسديده أو تفاصيل العناصر والخدمات المطلوبة أو الاعتراض عَلى فاتورة تم استلامها عن طريق الخطأ، يمكنك تقديم طلب الإعراض والتعديل بسهولة دون الحاجة للتواصل مع أو زيارة مُصدِر الفاتورة.
٤- الحد مِن تعاملات الاقتصاد الخفي: يعرف الاقتصاد الخفي بكونه اقتصاد لا يخضع لرقابة أو إدارة الحكومة التي تقدم فيها الخدمة، حيث يتضمن إخفاء المخرجات والمدخلات عَن أعين الدولة والتستر فِي العمليات التجارية وعمليات البيع والشراء وقد ينتج عنها التهرب مِن الاستحقاقات الدولية المفروضة. حيث أن الحد مِن الاقتصاد الخفي كان الهدف الأساسِي مِن تنفيذ هيئة الزكاة والدخل لقانون الفوترة الإلكترونية.
٥- خيار صديق للبيئة: عن طريق الحد أو التقليل مِن استخدام أوراق أو أظرف لإرسال الفواتير والشيكات بشكل يومي، حيث أن التقليل مِن استخدامها واستبدالها بعمليات إلكترونية وحفظها فِي نظام رقمي بدلًا مِن استخدام أوراق وملفات إضافية لحفظ وجمع الفواتير يُساهم بشكل كبير في الحفاظ عَلى البيئة.
عوائق استخدام الفوترة الإلكترونية
١- تنفيذ وتطبيق الفوترة الإلكترونية: يعد الانتقال إلى نظام الفوترة الإلكترونية تغيرًا كبيرًا لكل مِن موظفي متجرك وعملائك عَلى حد سواء. فستحتاج لتدريب موظفيك على كيفية استخدام نظام إصدار وإدارة الفواتير الإلكترونية وقد يتطلب بعض الوقت حتَى يعتادون على استخدام النظام بكفاءة. ستحتاج الى نظام إلكتروني سهل التعامل وعذا ما يوفره لك نظام فودو لإدراة المطاعم والكافيهات
٢- مشاكل الاتصال بشبكة الإنترنت: لا يمكنك ضمان أن الاتصال الإنترنت سيكون سريع وسلس في كل يوم تفتتح فيه أبواب متجرك وتقوم بعمليات بيع وإصدار فواتير إلكترونية، وحدوث مشاكِل في الإنترنت سيعيق عمليات إصدار الفواتير وقد ينتج عنه إثارة غضب بعض العملاء عند التأخر فِي إكمال عمليات البيع.
٣- مخاوف العملاء مِن مشاكِل خصوصية المعلومات: هناك احتمالية كبيرة أن سبب رفض عملائك لاستخدام الفوترة الإلكترونية يكون عائد على مخاوِف أمن المعلومات والخصوصية، حيث تحتوي الكشوفات والفواتير عَلى معلومات شخصية حساسة وقد يشعرون بالأمان أكثر عند تمكنهم مِن استلامِها وتخزينها يدويًا. تأكد مِن شرح مدى أمان نظام الدفع الإلكتروني الذي تستخدمه لعملائك وكيفية تأكدهم مِن ضمان خصوصيتهم عند استلامهم للفواتير (عَلى سبيل المثال حذف رسائل الفواتير بمجرد قراءتها أو طباعتها والتأكد مِن امتلاك كلمة مرور يصعب تخمينها لبريدهم الإلكتروني).
كيف تبدأ بإصدار فواتير إلكترونية؟
يمكنك التغلب على هذه العوائق عبر الاستفادة مِن خدمات فودو، التي تقدم لك عدة حلول مِن شاشة واحِدة. مع فودو يمكنك انشاء وحفظ وتخزين عدد لا محدود مِن فواتيرك الكترونيًا وتخزينها والعودة لها مستقبلاً بسهولة، بالإضافة إلى تقديم خيار إضافة القيمة المضافة لضمان دقة فواتيرك وتسهيل عملية تقديم الإقرارات الضريبية للقيمة المضافة.
يمكنك تجربة إدارة مطعمك مع فودو برو مجانًا الآن لتتمتع بكل مميزاته.
هل أعجبتك المقالة؟ تابع جديدنا عبر مواقع التواصل الاجتماعي حتى تصلك المقالات الجديدة أولًا بأول على فيسبوك او انستقرام او تويتر.
لديك اي استفسارات؟ نسعد بتواصلك معنا عبر رقم جوال 0500667690
لمزيد من المعلومات اضغط على: موقعنا الالكتروني
جربه مجانًا الآن!